Leg je klantgegevens, werkzaamheden, prijzen en afspraken vast op één plek. Bekijk de offertemodule →
Wat is een offerte?
Een offerte is een voorstel aan een mogelijke klant. Je beschrijft welke werkzaamheden je uitvoert of welke producten je levert, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. De klant kan je voorstel vergelijken met andere aanbieders en besluiten of hij akkoord gaat.
Een goede offerte draait niet alleen om het bedrag. Laat zien dat je de vraag van de klant begrijpt en maak concreet wat hij voor de afgesproken prijs krijgt. De stappen van Ondernemersplein helpen je om je voorstel zorgvuldig op te bouwen.
Wat zet je op een offerte?
Er is geen standaardontwerp dat iedere ondernemer moet gebruiken. Zorg er wel voor dat alle belangrijke gegevens en afspraken duidelijk zijn. Gebruik deze checklist:
- Jouw bedrijfsgegevens. Vermeld je bedrijfsnaam, adres en contactgegevens. Voeg je KvK-nummer en btw-id toe waar dat voor jouw situatie relevant is.
- De gegevens van je klant. Noteer de juiste bedrijfsnaam, contactpersoon en het adres van de opdrachtgever.
- Datum en offertenummer. Geef iedere offerte een herkenbaar, uniek nummer. Dat maakt terugzoeken en later verwijzen eenvoudiger.
- Omschrijving van de opdracht. Beschrijf wat je precies levert of uitvoert. Maak waar nodig duidelijk wat niet is inbegrepen, zoals extra werkzaamheden, reiskosten of licenties.
- Prijs en btw. Vermeld het uurtarief of de totaalprijs, eventuele bijkomende kosten en de btw duidelijk en gespecificeerd.
- Planning en levering. Noteer de verwachte startdatum, doorlooptijd, oplevering of belangrijke tussenmomenten.
- Geldigheidsduur. Zet een concrete datum op de offerte tot wanneer de klant je voorstel kan accepteren.
- Betalingsafspraken en voorwaarden. Beschrijf de betalingstermijn, eventuele aanbetaling en verwijs naar je algemene voorwaarden als je die gebruikt.
- Manier van akkoord geven. Maak duidelijk of de klant digitaal, per e-mail of met een handtekening kan reageren.
De offertetips van KVK benadrukken onder meer dat je de wensen van de opdrachtgever goed moet begrijpen en helder moet omschrijven wat je aanbiedt.
Hoe presenteer je de prijs?
Maak je prijs zo concreet mogelijk. Bij een vaste projectprijs kun je de verschillende onderdelen apart benoemen. Werk je op uurbasis, vermeld dan het tarief en geef aan hoeveel uren je verwacht nodig te hebben. Geef ook aan hoe je omgaat met werk dat buiten de afgesproken opdracht valt.
Moet je nog materialen, reisuren of andere kosten doorberekenen? Zet die apart op de offerte. Dan komt de uiteindelijke prijs niet onverwacht hoger uit.
Hoe lang is een offerte geldig?
Er is geen algemene wettelijke standaardtermijn van 14 of 30 dagen voor iedere offerte. Je kunt zelf een passende geldigheidsduur afspreken. Vermeld bij voorkeur een concrete einddatum in plaats van alleen “30 dagen geldig”.
Kies de termijn bewust. Houd rekening met hoe lang je prijzen, beschikbaarheid en planning kunt garanderen. Bij materiaalprijzen die snel veranderen kan een kortere termijn logisch zijn; bij een uitgebreide opdracht met meerdere beslissers kan meer tijd nodig zijn. Lees ook de uitleg van KVK over offertes en geldigheid.
Wanneer is een offerte akkoord?
Als je klant je aanbod accepteert, kunnen de afspraken uit de offerte een overeenkomst vormen. Dat kan bijvoorbeeld door een ondertekende offerte of een duidelijke bevestiging per e-mail. Bewaar die bevestiging bij je administratie.
Let op de formulering van je aanbod. Wil je dat het voorstel vrijblijvend is, maak dat dan duidelijk in de offerte. Zijn er nog wijzigingen in prijs, planning of werkzaamheden? Leg de nieuwe afspraken schriftelijk vast voordat je begint. De uitleg van KVK over de stap van offerte naar opdracht en betaling beschrijft hoe je daarna verdergaat richting uitvoering en facturatie.
Veelgemaakte fouten bij offertes
- De werkzaamheden te algemeen omschrijven, waardoor verwachtingen uiteenlopen.
- Niet benoemen welke kosten of werkzaamheden buiten de prijs vallen.
- Een geldigheidsduur vergeten of geen concrete einddatum vermelden.
- Geen planning, betaaltermijn of aanbetalingsafspraak opnemen.
- Een aangepast voorstel mondeling afspreken, maar niet schriftelijk bevestigen.
Van offerte naar factuur
Heeft de klant akkoord gegeven? Bewaar de geaccepteerde offerte en gebruik de vastgelegde afspraken als basis voor de uitvoering en je factuur. Zo kun je achteraf terugzien welk bedrag en welke werkzaamheden zijn overeengekomen.
Lees ook onze checklist voor een factuur als zzp’er om te controleren welke gegevens op de factuur horen.
Zelf online offertes maken?
Beheer je offertes en klantgegevens overzichtelijk met NoviDesk.
Deze gids is algemene informatie voor ondernemers en vervangt geen juridisch of fiscaal advies. Leg bij bijzondere of omvangrijke opdrachten de afspraken zorgvuldig vast en vraag zo nodig professioneel advies.