Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

NoviDesk is een online administratieomgeving voor ondernemers die via novidesk.nl wordt aangeboden. Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@novidesk.nl of 06 40426981.

2. Welke gegevens kunnen wij verwerken?

Welke gegevens worden verwerkt, hangt af van hoe je de website en de dienst gebruikt.

• Accountgegevens, zoals naam, e-mailadres, gebruikersnaam en accountinstellingen.
• Bedrijfsgegevens die je invoert, zoals bedrijfsnaam, adres, contactgegevens en eventuele logo-informatie.
• Administratiegegevens die je in NoviDesk opslaat, zoals klanten, producten en diensten, offertes, facturen, ritten, bonnetjes, uitgaven en bijbehorende bestanden.
• Contact- en supportgegevens die je ons toestuurt, bijvoorbeeld via e-mail of het contactformulier.
• Technische gegevens die nodig kunnen zijn voor de werking en beveiliging, zoals IP-adres, browser- en apparaatkenmerken, loggegevens, sessiegegevens en foutmeldingen.
• Gegevens over abonnements- en betaalstatus. Betalingen die via Mollie verlopen, worden mede door Mollie verwerkt.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor een passend doel en op een geldige grondslag. Afhankelijk van de situatie gaat het om:

• het aanmaken en beheren van je account en het leveren van de NoviDesk-dienst;
• het opslaan, tonen en beheren van de administratie die jij in de dienst invoert;
• het verwerken en controleren van abonnements- en betalingsstatussen;
• het beantwoorden van vragen, bieden van ondersteuning en versturen van noodzakelijke serviceberichten;
• het beveiligen, onderhouden en oplossen van storingen in de website en de dienst;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen en het behandelen of voorkomen van geschillen.

De mogelijke AVG-grondslagen zijn onder meer de uitvoering van een overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging en servicebeheer) en toestemming wanneer die wettelijk vereist is.

4. Gegevens over jouw eigen klanten

Als je gegevens van je eigen klanten, leveranciers of andere contacten in NoviDesk invoert, bepaal jij doorgaans zelf waarom je die gegevens nodig hebt en hoe je ze gebruikt. Je blijft dan in beginsel verantwoordelijk voor het rechtmatig verzamelen en gebruiken van die gegevens. NoviDesk verwerkt deze gegevens voor zover nodig om de dienst aan jou te leveren en om jouw instructies uit te voeren. Informeer je eigen klanten waar dat nodig is en voer geen gegevens in waarvoor je geen geldige grondslag hebt.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Voor het leveren en beveiligen van NoviDesk kunnen gegevens, voor zover noodzakelijk, worden verwerkt door categorieën van dienstverleners zoals:

• hosting-, opslag-, beveiligings- en technisch beheerdienstverleners;
• e-mail- en communicatiedienstverleners die nodig zijn voor contact of serviceberichten;
• Mollie, wanneer je een betaling uitvoert of een abonnement afsluit via de betaalomgeving;
• een externe AI-dienstverlener, uitsluitend wanneer een AI-functie is ingeschakeld en je die functie gebruikt;
• Google-diensten, voor zover een dergelijke dienst op de website is geconfigureerd en daadwerkelijk wordt gebruikt.

Deze partijen mogen gegevens alleen verwerken voor de relevante dienst of een andere geldige grondslag. Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, moeten daarvoor de toepasselijke wettelijke waarborgen gelden.

6. AI-chatfunctie

Als de AI-chatfunctie beschikbaar is en de externe AI-integratie is ingeschakeld, kan de tekst die je in de chat invoert naar de geconfigureerde AI-dienstverlener worden gestuurd om een antwoord te maken. Deel via de chat geen wachtwoorden, volledige betaalgegevens of andere gevoelige of vertrouwelijke informatie die niet nodig is voor je vraag. De externe aanbieder kan aanvullende voorwaarden en privacy-informatie hanteren.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of een andere geldige reden een langere bewaartermijn vereist.

• Accountgegevens worden in beginsel bewaard zolang je account actief is en zolang afhandeling of beveiliging dat nodig maakt.
• Contact- en supportberichten worden bewaard zolang ze nodig zijn om je vraag af te handelen en eventuele opvolging te doen.
• Administratieve of betaalgegevens kunnen langer worden bewaard als de wet dat vereist of als dat nodig is voor een geschil of controle.
• Back-upkopieën kunnen gedurende een beperkte technische termijn blijven bestaan voordat ze worden overschreven of verwijderd.

NoviDesk vervangt je eigen administratieplicht niet. Als ondernemer blijf je zelf verantwoordelijk voor het exporteren en bewaren van de administratie die je wettelijk moet bewaren.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Geen enkele online dienst kan volledige veiligheid garanderen. Gebruik een sterk, uniek wachtwoord, deel je inloggegevens niet en meld vermoedens van misbruik zo snel mogelijk.

9. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie heb je op grond van de AVG recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken. Het intrekken heeft geen terugwerkende kracht voor de verwerking die daarvoor rechtmatig plaatsvond.

Stuur een verzoek naar info@novidesk.nl. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies

De website kan functionele cookies of vergelijkbare technieken gebruiken voor bijvoorbeeld sessies, inloggen, beveiliging en de werking van de dienst. Externe functies kunnen eigen gegevensverwerking meebrengen. Meer informatie staat op het cookiebeleid.

11. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen als de dienst, onze werkwijze of de toepasselijke regels veranderen. De meest recente versie staat op deze pagina; bovenaan staat de datum van de laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen informeren we gebruikers waar dat passend of wettelijk vereist is.