Factuur maken als zzp’er: checklist met verplichte gegevens

Wanneer moet je als zzp’er een factuur sturen?

Lever je goederen of diensten aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon, zoals een vereniging of stichting? Dan moet je in de meeste gevallen een factuur uitreiken. Ook bij bepaalde vooruitbetalingen gelden factuurregels.

Verkoop je aan een particulier, dan ben je meestal niet verplicht een factuur uit te reiken. Er bestaan uitzonderingen en aangepaste regels, bijvoorbeeld voor bepaalde sectoren, vrijgestelde prestaties en internationale leveringen. Controleer bij twijfel de uitleg van de Belastingdienst over de factuurplicht.

Wat moet er op een factuur staan?

Een gewone Nederlandse btw-factuur bevat in ieder geval de onderstaande gegevens. Loop de checklist na voordat je de factuur verstuurt.

1. Naam van jou en je klant. Gebruik de juridische naam. Een geregistreerde handelsnaam mag onder de voorwaarden van de Belastingdienst ook.
2. Volledige adressen. Vermeld de adressen van jou en je klant. Alleen een postbusadres is voor jouw bedrijfsadres niet voldoende.
3. Je btw-identificatienummer en KvK-nummer. Vermeld je btw-id en, als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven, je KvK-nummer.
4. Factuurdatum en uniek factuurnummer. Gebruik één of meer doorlopende reeksen en geef ieder nummer maar één keer uit.
5. Een duidelijke omschrijving. Beschrijf de geleverde goederen of diensten en vermeld de hoeveelheid of omvang waar dat van toepassing is.
6. De leverdatum. Vermeld de datum van levering of de datum van een vooruitbetaling als die afwijkt van de factuurdatum.
7. Bedragen exclusief btw. Vermeld de bedragen, eventuele eenheidsprijzen en een uitsplitsing als verschillende btw-tarieven gelden.
8. Btw-tarief en btw-bedrag. Vermeld welk tarief van toepassing is en hoeveel btw je in rekening brengt.

Wanneer moet je de factuur versturen?

In de gebruikelijke situatie verstuur je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je de goederen of diensten hebt geleverd. Lever je bijvoorbeeld in april, dan is de uiterste datum normaal gesproken 15 mei. Voor internationale transacties en bijzondere situaties kunnen andere regels gelden.

Houd de leverdatum, factuurdatum en het factuurnummer goed bij. Zo voorkom je dat facturen blijven liggen of dat je later moet uitzoeken bij welke levering ze horen.

Mag je een factuur digitaal versturen?

Ja. Je kunt facturen digitaal of op papier versturen. Voor een digitale factuur moet je afnemer ermee akkoord gaan dat je digitaal factureert. Je moet bovendien kunnen zorgen voor de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

De basisregel is dat je je administratie 7 jaar bewaart. Dat geldt ook voor facturen en andere gegevens die bij je onderneming horen. Voor bepaalde gegevens, zoals gegevens over onroerende zaken, kunnen langere bewaartermijnen gelden.

Bewaar dus niet alleen de pdf van de verstuurde factuur, maar ook de gegevens die nodig zijn om je administratie te kunnen controleren. Lees de uitleg van de Belastingdienst over het bewaren van je administratie.

Veelgemaakte fouten bij facturen

Facturen overzichtelijk beheren met NoviDesk

Met NoviDesk houd je klantgegevens, factuurregels, btw en betaalstatussen bij elkaar in één online omgeving. Zo heb je minder losse bestanden en kun je sneller terugvinden welke facturen je hebt aangemaakt en welke nog aandacht nodig hebben.

Deze gids is algemene informatie voor ondernemers en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Controleer bij bijzondere situaties altijd de actuele informatie van de Belastingdienst of vraag advies aan je boekhouder.