Btw berekenen op je factuur: uitleg voor zzp’ers

Welk btw-tarief moet je gebruiken?

In Nederland zijn er verschillende btw-tarieven. Het algemene tarief is 21%. Voor bepaalde goederen en diensten geldt 9%. Het 0%-tarief geldt in specifieke situaties, bijvoorbeeld bij bepaalde internationale leveringen. Sommige prestaties zijn vrijgesteld van btw.

• 21% btw: het algemene tarief voor goederen en diensten die niet onder een ander tarief of een vrijstelling vallen.
• 9% btw: het verlaagde tarief voor aangewezen goederen en diensten, zoals bepaalde voedingsmiddelen en specifieke diensten.
• 0% btw: geldt alleen in specifieke situaties. Je berekent geen btw, maar moet wel aan de voorwaarden voor het nultarief voldoen.
• Btw-vrijgesteld: voor bepaalde activiteiten geldt een vrijstelling. Dit is niet hetzelfde als het 0%-tarief; ook de aftrek van btw op kosten kan anders uitpakken.

Welk tarief geldt, hangt af van wat je levert en aan wie of waar je levert. Gebruik niet automatisch 21% voor iedere opdracht. Controleer de actuele regels bij de Belastingdienst: btw-tarieven en vrijstellingen.

Btw berekenen over een bedrag exclusief btw

Heb je een prijs exclusief btw afgesproken? Vermenigvuldig die prijs met het toepasselijke btw-percentage. Tel de uitkomst daarna op bij het bedrag exclusief btw. Zo krijg je het totaalbedrag inclusief btw.

Btw uit een bedrag inclusief btw halen

Heb je alleen het totaalbedrag inclusief btw? Dan kun je het btw-deel terugrekenen. Je deelt het totaal niet simpelweg door 21 of 9. Gebruik de breuk die bij het tarief hoort:

• 21% btw: inclusief bedrag × 21 / 121.
• 9% btw: inclusief bedrag × 9 / 109.

De Belastingdienst geeft deze berekeningsmethode ook in haar rekenvoorbeeld voor btw berekenen.

Meerdere btw-tarieven op één factuur

Lever je producten of diensten waarop verschillende btw-tarieven van toepassing zijn? Splits de bedragen dan per tarief uit. Vermeld per onderdeel het bedrag exclusief btw, het toegepaste tarief en het btw-bedrag. Zo kan je klant zien hoe het totaal is opgebouwd.

Ook bijkomende kosten kunnen meetellen in de vergoeding waarover je btw berekent. Welke kosten en uitzonderingen gelden, hangt af van de situatie en de aard van de prestatie. Bekijk bij twijfel de uitleg van de Belastingdienst over btw berekenen aan je klanten.

Je btw op de factuur controleren

Voordat je een factuur verstuurt, loop je deze punten na:

1. Controleer of je het juiste btw-tarief voor de geleverde goederen of dienst gebruikt.
2. Controleer de bedragen exclusief btw en de berekening per tarief.
3. Vermeld het btw-bedrag en het totaal inclusief btw duidelijk.
4. Controleer of klantgegevens, factuurdatum, factuurnummer en omschrijving kloppen.
5. Bewaar de verstuurde factuur in je administratie.

Lees ook onze checklist met verplichte gegevens op een factuur voor zzp’ers. Daarin vind je de factuurgegevens die je moet nalopen.

Veelgestelde vragen over btw berekenen

Hoe bereken ik 21% btw over € 250 exclusief btw?

€ 250 × 21% = € 52,50 btw. Het totaal wordt € 302,50 inclusief btw.

Hoe haal ik 21% btw uit een bedrag inclusief btw?

Vermenigvuldig het totaalbedrag inclusief btw met 21/121. Bij € 121 inclusief btw is het btw-deel € 21.

Is 0% btw hetzelfde als vrijgesteld van btw?

Nee. Het nultarief en een btw-vrijstelling zijn verschillende regelingen. De voorwaarden en de mogelijkheid om btw op zakelijke kosten af te trekken kunnen verschillen. Controleer welke regeling op jouw situatie van toepassing is.

Moet ik btw op iedere factuur vermelden?

Dat hangt af van je btw-situatie en de geleverde prestatie. Bij vrijgestelde prestaties of bepaalde regelingen gelden aangepaste factuurregels. Raadpleeg de Belastingdienst bij twijfel.

Facturen en btw overzichtelijk beheren met NoviDesk

Met NoviDesk kun je facturen en factuurregels op één plek beheren en btw-tarieven vastleggen. Controleer altijd zelf of het gekozen tarief past bij wat je levert. NoviDesk is een administratieve tool en vervangt geen fiscaal advies.

Ook handig om te lezen

• Factuur maken als zzp’er: checklist met verplichte gegevens
• Offerte maken als zzp’er: checklist en praktische tips
• Bonnetjes bewaren als zzp’er: zo regel je je digitale administratie
• Online facturen maken met NoviDesk

Deze gids bevat algemene informatie en is geen persoonlijk fiscaal advies. Btw-regels kunnen afhangen van het soort product of dienst, de klant en de plaats van levering. Controleer voor je factuur de actuele informatie van de Belastingdienst of vraag advies aan een boekhouder.